Siirtyminen paperilaskuista sähköiseen laskutukseen oli iso askel yrityksille joskus 2010-luvulla. Laskun tiedot viitteineen menevät suoraan taloushallinnon järjestelmästä toiseen, mikä nopeuttaa suuresti työtä. Nyt 2020-luvulla myös kuluttajat ovat tulleet e-laskujen piiriin. Siitä herää ainakin itselleni kysymyksiä.
Ensin muutama sana e-laskuista. Suomessa käytetään Finvoice-standardia, jossa yrityksen OVT-osoite alkaa numeroilla 0037 ja sen jälkeen tulee numerosarjana Y-tunnus.
Syystä, jota itse en tiedä, tarvitaan erikseen e-laskujen välittäjäyritys, jonka senkin numerosarja alkaa 0037 ja menee helposti sekaisin OVT-osoitteen kanssa. Miksei e-lasku voisi mennä suoraan lähettäjältä vastaanottavan yrityksen pankkiin, siis tyyliin Ytunnus@pankki.fi? Tai edes Ytunnus@valittaja.fi, jos välittäjä halutaan säilyttää.
Jos joutuu lähettämään e-laskuja, vastaanottajan OVT-osoite kannattaa tarkistaa sivulta www.verkkolaskuosoite.fi. Se näyttää Y-tunnuksen ja välittäjäyrityksen tiedot. Hakua voi kokeilla ihan huvikseen, sillä se löytää kohteen ällistyttävän nopeasti, vaikka muistissa on 374 930 organisaatiota. Toimisipa kaikki yhtä vauhdikkaasti!
Äskeisen hämmennyksen herättämänä lähdin selvittelemään kuluttajien e-laskutusta hieman syvemmältä, koska en ole nähnyt asiaa avattuna missään. Tässä kirjoituksessa se, mitä asiasta selvisi.
Varsinaisen laskun tiedot välitetään koneluettavassa XML-muodossa. Verkkopankki voi sitten näyttää tiedot miten haluaa, ja jokainen haluaa tehdä sen eri tavalla. Itse olen käyttänyt lähinnä Nordeaa, eikä sen käyttöliittymä ole selkein mahdollinen.
 |
| Kuva 1: E-laskun maksutietojen perusikkuna. |
Painike Tulosta käynnistää selaimessa tulostuskomennon, mutta listauksessa on vain perustiedot: maksupäivä, määrä, viite ja tilinumerot. Hieman vaikea ymmärtää, mitä hyötyä tällaisesta tulostuksesta on.
Linkki Katso lasku näyttää laskun tiedot vakiomuodossa.
 |
| Kuva 2: Elisan lasku Nordean verkkopankissa avattuna. |
Samat tiedot saa selkeämmässä muodossa Tulostettava versio -painikkeella. Se sopii paremmin paperille tulostettavaksi, jos haluaa omaan arkistoon paperikopion.
 |
| Kuva 3: Laskun tulostettava versio. |
Näytölle ilmestyy pdf-tiedosto nimellä retrieve.pdf, jonka voi ladata omalle koneelle selaimen latauspainikkeesta tai tulostaa selaimen tulostuspainikkeesta.
Sitten on vielä painke Lataa, jonka edessä on XML. Se avaa laskun alkuperäisessä konekielisessä XML-muodossa. Vaihtoehto PDF lataa laskun pdf-versiona, eli tekee saman kuin edellä, mutta nyt tiedostonimenä on download.pdf.
 |
| Kuva 4: Lasku konekielisessä XML-muodossa. |
Finvoicen XML-tageista näkee, ettei tekniikkaa ole tarkoitettu kuluttaja-asiakkaille, sillä vastaanottaja on merkitty organisaatioksi:
<BuyerPartyDetails>
<BuyerOrganisationName>Petteri</BuyerOrganisationName>
<BuyerOrganisationName>Järvinen</BuyerOrganisationName>
Näiden lisäksi Nordean ohjelmassa on Näytä laskuttajan erittely -linkki, joka esimerkkilaskun tapauksessa avaa laskun näköiskopion Stralfors.fi-palvelusta (ilmeisesti osa PostNordia).
 |
| Kuva 5: Elisan laskun havainnollisin versio on näköiskopio. |
Kaikissa versioissa on samat tiedot, mutta kuva 5 on kuluttajalle se tutuin näkymä: siinä on kuvat ja logot ja laskurivien erittely on kaikista selkeintä. Nyt painike Avaa laskun kuva lataa kysymättä satunnaisesti numeroidun PDF-tiedoston, jossa on sama lasku pdf-tiedostona. Siirry laskuerittelyyn näyttää yksittäiset laskutusrivit.
Tässä onkin jo tullut esille monta ongelmaa. Terminologia on päällekkäistä joten pitää vain kokeilla, mitä tapahtuu. "Laskun kuva" on väärä termi, kun kyse on pdf-tiedostosta eikä kuvatiedostosta. Ärsyttää, että Nordean pankkiohjelmasta kaikki pdf-tiedostot latautuvat vakionimellä (joko retrieve tai download), mikä tekee niiden arkistoinnin omalle koneelle hankalaksi.
Miksei tiedostonimissä voisi lukea laskuttavan yrityksen nimi ja laskun numero tai päivämäärä? Miksei näissä ole mitään yhdenmukaisuutta eri laskuttajien ja eri pankkien välillä?
Nordean palvelussa on vielä erikseen toiminnot laskuille, jotka ovat saapuneet ja odottavat hyväksyntää, sekä niille, jotka odottavat automaattista maksupäivää. Jos saapuneen e-laskun hyväksyy ja vaihtaa eräpäivän aiemmaksi, se näkyy silti avoimena eräpäivään asti. Ei kovin selkeää tämäkään.
Laskun näköisversio on pakkoratkaisu, josta yritykset haluaisivat eroon. Siksi jokainen laskuttaja on toteuttanut sen eri tavalla, tai jättänyt toteuttamatta kokonaan. Kaikki tiedot liikkuvat laskuttajalta pankkiin XML-versiona, jonka pankin oma palvelu sitten muuntaa selaimessa tai mobiilisovelluksessa näkyviksi kentiksi valitsemallaan tavalla.
Näköisversio on kuluttajalle kaikkein selkein. Jos kansiossa on kymmeniä laskuja, niiden hahmottaminen on paljon helpompaa näköisversioina kuin pankin vakiomuotoisina pdf-tiedostoina (kuva 2) -- varsinkin, jos laskuttaja ei selviä edes tiedostonimestä.
Pankit voisivat ladata näköisversiot asiakkaan puolesta automaattisesti itselleen ja tarjota ne kertalatauksena asiakkaan omalle levylle. Ehkä tällaista palvelua ei nähdä enää kehittämisen arvoisena, sillä useimmille riittää vain saapuneen laskun hyväksyminen. Senkin saa automaattiseksi, kunhan summa jää alle etukäteen asetetun maksimirajan.
Suurin osa asiakkaista unohtaa hoidetut laskut nopeasti. Pankit säilyttävät niitä kaiketi kaksi vuotta, kunhan pankin asiakkuus jatkuu. Omassa Nordean Hallinnoi e-laskuja > Arkisto vanhin lasku on marraskuulta 2024, eli säilytysaika on ollut vain puolitoista vuotta. Yllättäen vanhoissa laskuissa on linkki sekä verkkopankin omaan muotoon että alkuperäiseen näköiskopioon, joka edelleen toimii. Ilmeisesti laskuttajat säilyttävät pdf-versioitaan ainakin yhtä pitkään kuin pankit.
Jos laskuissa tulee epäselvyyksiä tai pitää selvitellä asioita esimerkiksi perunkirjoitusta varten, omasta laskujen pdf-arkistosta on paljon hyötyä. Sieltä voi myös seurata, miten palveluiden hinnat ovat vuosien varrella muuttuneet.
Vaikka levytila ja arkistointi on nykyään liki ilmaista, historiattomuus ja vanha data tuntuu olevan monille tarpeetonta. Hetkessä eläminen voi kuitenkin kostautua.
13 kommenttia:
Olisi kiinnostava aihe, että miten välittäjäverkosto toimii ja miten uusi yritys liittyisi verkostoon mukaan.
Wikipedia: "Finanssialan Keskusliiton (FK:n) hallinnoimaan Finvoice-välityspalvelusopimukseen liittyneet palvelutarjoajat voivat asiakkailleen tarjota Finvoice-välityspalvelua."
Kyllä vaikuttaa siltä, että me 80+ ikäiset ovat kohta k-sessa näiden jatkuvien muutosten kanssa niin pankki- kuin muussakin nettimaailmassa joissa käyttöliittymät tehdään ammattilaisille ja unohdetaan meidät tavikset.
Mutta kun käyttöliittymät eivät ole johdonmukaisia edes ammattilaisille.
Käyttöliittymä ei ollut johdonmukainen ainakaan minulle, 45+ vuoden IT-kokemuksesta huolimatta.
Yksi ongelma ovat käyttäjät, jotka haluavat pitää kiinni vanhasta toimintatavasta vaikka maailma muuttuu. E-laskuja ei ole tarkoitettu käyttäjien itsensä arkistoitavaksi, eikä monella enää olekaan muuta kuin älypuhelin. On ajateltu, että ihmiset elävät pankin ja digitaalisuuden ehdoilla, ilman omia tiedostoja ja ilman omaa vaivannäköä.
Itse pidän kuitenkin kiinni vanhasta käytännöstä, sillä pilvipalvelut ja asiakkaan sitominen yritykseen sisältävät molemmat riskejä.
HTTP-standardista kyllä löytyy toiminto millä palvelu voi kertoa tulisiko tiedosto avata suoraan selaimessa tai tallentaa levylle. Ja samalla toiminnolla palvelu voi myös ehdottaa selaimelle tiedostonimeä:
https://developer.mozilla.org/en-US/docs/Web/HTTP/Reference/Headers/Content-Disposition
Ja ns. kertakäyttöiset lataus/katselulinkit johtuvat todennäköisesti siitä, että pankilla on erillinen arkistopalvelu, jota ei haluta avata ulkopuolisille. Joten asiakkaan pyytäessä laskua PDF:änä se ladataan väliaikaisesti verkkopankkipalvelun palvelimelle, jolla on huomattavasti vähemmän levytilaa kuin arkistossa. Koska näitä dokumentteja harvemmin pyydetään toiseen kertaan, niin sen levy siivotaan automaattisesti, jolloin tuo väliaikainen linkki lakkaa toimimasta.
Tosin mikään muu kuin kustannustehokkuus ei estäisi fiksua kehittäjää tekemästä latausjärjestelmää, jossa samalle dokumentille muodostuu aina sama yksilöity linkki. Ja jos sattuisi käymään että levy on juuri siivottu ennen linkin uudelleenkäyttämistä niin dokumentin voisi käydä hakemassa “lennossa” uudestaan. Pieni viive on pienempi paha käyttäjän kannalta kuin virheilmoitus.
P. Järvinen: "Miksei e-lasku voisi mennä suoraan lähettäjältä vastaanottavan yrityksen pankkiin, siis tyyliin Ytunnus@pankki.fi?"
No voihan tiedostoja lähetellä vaikka sähköpostissa yritysten välillä ilman välittäjiä, mutta varmaan arvaat että osoite "ytunnus@pankki.fi" olisi heti täynnä valelaskuja. Eli koko välittäjäsysteemi toimii maksullisena esteenä huijareille. Lisäksi lähettäjien ja vastaanottajien pitää avata palvelu pankissa (tms.), mikä vaatii jonkinmoista asiakkaan tunnistautumista. Finvoicessa ei ilmeisesti ole (vieläkään) pakollisena digitaalista allekirjoitusta.
Lisäksi, Finvoice on aika joustava, se että sinun nimesi oli organisaatiokentässä johtuu vain lähettäjästä.
Edelliseen vielä, lähetetty verkkolasku ei välttämättä mene vastaanottajan pankkiin, vaan esim. suoraan vastaanottajan taloushallintoa hoitavalle yritykselle, tai valtion/kuntien vastaaville tahoille.
En ajatellut pankkia kirjaimellisesti vaan yritystä, johon e-lasku lähetetään. Yrityksellä on nimi, miksi e-laskuissa on siis vain numeroita (ja nekin vielä vastaanottajalla ja välittäjällä hyvin samankaltaisia)? Jokainen yritys voisi ilmoittaa laskuttajalle, mihin osoitteeseen laskunsa haluaa, ilman pakollista välittäjätietoa.
Poistaako välittäjä huijauksen mahdollisuuden? Ihan samalla tavalla laskujen lähetystiedot ovat julkisia eikä välittäjä voi tietää, mikä lasku on aiheellinen ja mikä huijausta.
"Yrityksellä on nimi, miksi e-laskuissa on siis vain numeroita"
Minullakin on nimi, mutta yksilöinti tehdään numerosarjan (hetu) perusteella.
"Poistaako välittäjä huijauksen mahdollisuuden?"
Ei tietenkään, mutta se että lähettäjä on jollain tasolla tunnistettu ja laskujen lähetys on maksullista, vähentää intoa huijauslaskujen lähettämiselle.
Finvoice on yli 20 vuotta vanha ja pankeilla voi olla käytössä siitä eri versiot, jotka ei ole välttämättä ylöspäin yhteensopivia. Järjestelmä on riittävän hyvä, laskut liikkuu ja käyttäjät ovat jokseenkin tyytyväisiä.
Yrityksen laskutusosoite voisi olla suoraan Y-tunnus, kun kyse on kansallisesta järjestelmästä. Jos välittäjiä tarvitaan, niiden välitysosoitteessa voisi olla ensimmäisenä merkkinä vaikka V-kirjain ja sitten Y-tunnus.
Järjestelmä toimii, koska sitä käyttävät ammattilaiset. Nyt, kun isot yritykset eivät enää ota vastaan muita kuin e-laskuja, pienetkin yritykset, kevytyrittäjät, toiminimet ym. joutuvat myös tutustumaan e-laskun saloihin lähetyspäässä.
En tunne asiaa riittävän hyvin: mikä on välittäjäyrityksen tehtävä, paitsi periä maksua siitä että siirtää saamansa laskun lähettäjän antamaan osoitteeseen?
Suomessa yritysten välisessä verkkolaskutuksessa käytetään Finvoicen lisäksi useita muita standardeja; esimerkiksi TietoEvryn Teapps on yleinen. Monet yritykset ovat myös siirtyneet (ainakin osittain) Peppol-standardiin (Pan-European Public Procurement Online). Peppolista on muodostumassa yhteiseurooppalainen standardi, ja useat EU‑maat ovat asettaneet julkiselle sektorille siirtymäpäiviä, joiden jälkeen ne hyväksyvät vain Peppol-sanomia.
Muutama vuosi sitten käytössä oli huomattavasti enemmän standardeja. Kansainvälistyminen on siivonneet rönsyjä. Kuriositeettina joillain suurilla paperitehtailla ja niiden asiakkailla (esim. sanomalehtitalot) oli oma e‑laskustandardinsa. Maailmalla on lukuisia eri standardeja ja paperilaskutus on yhä yleistä.
Laskujen lisäksi välittäjäverkon kautta liikkuu muitakin dokumentteja, kuten tarjouspyyntöjä, tilauksia sekä toimitusasiakirjoja.
2000‑luvun alussa e‑laskutus oli kuluttajaliikepankkien hallussa, ja Finvoice on sen perua. Markkinoilla on toiminut 15–20 vuotta e‑laskuoperaattoreita kuten Basware ja Pagero. Välittäjät: https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html#/info
Suomi on johtavia maita yritysten välisessä verkkolaskutuksessa. Suomalaislähtöinen Basware on maailman suurin operaattori transaktiomäärän ja palvelun levinneisyyden perusteella.
Välittäjätunnusta käytetään erottamaan operaattori, jonka verkkoon lasku kuuluu. Jos lähettäjä toimittaa laskun asiakkaalle, joka on toisen operaattorin verkossa, lähettäjän operaattori välittää laskun suoraan vastaanottajan operaattorille sen kummemmin laskuun kajoamatta.
Operaattori validoi verkkoonsa kuuluvat laskut. Operaattorit pyrkivät myös tunnistamaan ja estämään huijaus- tai muuten lainvastaisia sanomat. Tarvittaessa operaattori konvertoi laskustandardin vastaanottajan toivomaan muotoon. Laskulle voidaan muodostaa kuvatiedosto, jonka vastaanottaja näkee. Tämä kuva vastaa ulkoasultaan paperilaskua. Usein laskua myös rikastetaan: sille lisätään esimerkiksi ajankohtaisia tietoja laskuttajan taloudellisesta tilanteesta.
Kun otetaan huomioon, että iso yritys voi saada laskuja eri formaateissa eri puolilta maailmaa, konepellin alla tapahtuu paljon. Suurille yrityksille voi tulla tuhansia sanomia tunnissa. Operaattorit tarjoavat myös skannauspalvelua, jossa lähettäjän paperinen lasku muutetaan e‑laskuksi. Laskun lähettäjää kannustetaan siirtymään paperilaskusta e‑laskutukseen. Esimerkiksi operaattori tarjoaa nettisivun johon laskun tiedot voi syöttää tai sähköpostiosoitteen johon lähettää laskun pdf-tiedostona.
Lähes kaikki verkkolaskuoperaattorit tarjoavat laskunkäsittelyjärjestelmiä, jotka integroidaan osaksi asiakkaan muuta it-ympäristöä.
Kuluttajapuolen verkkolaskutus on enemmän lapsen kengissä ja sen käytössä on omat tahmeutensa. EU-tason yhtenäistämistä on tähän luvassa mutta toistaiseksi Suomessa mennään Finvoice-standardilla.
Järjestelmässä alkaa ikä näkymään. Laskut liikkuvat nätisti mutta taustaprosessien toteutus (e-laskutukseen siirtyminen, muutokset laskuttajan tai asiakkaan tiedoissa, laskudokumentin esittäminen asiakkaalle) ovat melko kankeasti toteutettu.
Kuluttajapuolella joudutaan menettelemään käänteisesti. Lasku on valmiina e-laskuna. Jos asiakas haluaa paperilaskun, se täytyy erikseen lähettää ns. printtipalveluoperaattorille. Tämä operaattori tulostaa laskun, laittaa sen kirjekuoreen ja huolehtii jakelusta.
Tämä olikin mainio ja perusteellinen selitys, kiitos.
Lähetä kommentti