E-laskujen ihmeellisyydet

Siirtyminen paperilaskuista sähköiseen laskutukseen oli iso askel yrityksille joskus 2010-luvulla. Laskun tiedot viitteineen menevät suoraan taloushallinnon järjestelmästä toiseen, mikä nopeuttaa suuresti työtä. Nyt 2020-luvulla myös kuluttajat ovat tulleet e-laskujen piiriin. Siitä herää ainakin itselleni kysymyksiä.

Ensin muutama sana e-laskuista. Suomessa käytetään Finvoice-standardia, jossa yrityksen OVT-osoite alkaa numeroilla 0037 ja sen jälkeen tulee numerosarjana Y-tunnus.

Syystä, jota itse en tiedä, tarvitaan erikseen e-laskujen välittäjäyritys, jonka senkin numerosarja alkaa 0037 ja menee helposti sekaisin OVT-osoitteen kanssa. Miksei e-lasku voisi mennä suoraan lähettäjältä vastaanottavan yrityksen pankkiin, siis tyyliin Ytunnus@pankki.fi? Tai edes Ytunnus@valittaja.fi, jos välittäjä halutaan säilyttää.

Jos joutuu lähettämään e-laskuja, vastaanottajan OVT-osoite kannattaa tarkistaa sivulta www.verkkolaskuosoite.fi. Se näyttää Y-tunnuksen ja välittäjäyrityksen tiedot. Hakua voi kokeilla ihan huvikseen, sillä se löytää kohteen ällistyttävän nopeasti, vaikka muistissa on 374 930 organisaatiota. Toimisipa kaikki yhtä vauhdikkaasti!

Äskeisen hämmennyksen herättämänä lähdin selvittelemään kuluttajien e-laskutusta hieman syvemmältä, koska en ole nähnyt asiaa avattuna missään. Tässä kirjoituksessa se, mitä asiasta selvisi. 

Varsinaisen laskun tiedot välitetään koneluettavassa XML-muodossa. Verkkopankki voi sitten näyttää tiedot miten haluaa, ja jokainen haluaa tehdä sen eri tavalla. Itse olen käyttänyt lähinnä Nordeaa, eikä sen käyttöliittymä ole selkein mahdollinen. 

Kuva 1: E-laskun maksutietojen perusikkuna.

Painike Tulosta käynnistää selaimessa tulostuskomennon, mutta listauksessa on vain perustiedot: maksupäivä, määrä, viite ja tilinumerot. Hieman vaikea ymmärtää, mitä hyötyä tällaisesta tulostuksesta on.

Linkki Katso lasku näyttää laskun tiedot vakiomuodossa. 

Kuva 2: Elisan lasku Nordean verkkopankissa avattuna.

Samat tiedot saa selkeämmässä muodossa Tulostettava versio -painikkeella. Se sopii paremmin paperille tulostettavaksi, jos haluaa omaan arkistoon paperikopion. 

Kuva 3: Laskun tulostettava versio.

Näytölle ilmestyy pdf-tiedosto nimellä retrieve.pdf, jonka voi ladata omalle koneelle selaimen latauspainikkeesta tai tulostaa selaimen tulostuspainikkeesta. 

Sitten on vielä painke Lataa, jonka edessä on XML. Se avaa laskun alkuperäisessä konekielisessä XML-muodossa. Vaihtoehto PDF lataa laskun pdf-versiona, eli tekee saman kuin edellä, mutta nyt tiedostonimenä on download.pdf. 

Kuva 4: Lasku konekielisessä XML-muodossa.

Finvoicen XML-tageista näkee, ettei tekniikkaa ole tarkoitettu kuluttaja-asiakkaille, sillä vastaanottaja on merkitty organisaatioksi:

<BuyerPartyDetails>

<BuyerOrganisationName>Petteri</BuyerOrganisationName>

<BuyerOrganisationName>Järvinen</BuyerOrganisationName>

Näiden lisäksi Nordean ohjelmassa on Näytä laskuttajan erittely -linkki, joka esimerkkilaskun tapauksessa avaa laskun näköiskopion Stralfors.fi-palvelusta (ilmeisesti osa PostNordia). 

Kuva 5: Elisan laskun havainnollisin versio on näköiskopio.

Kaikissa versioissa on samat tiedot, mutta kuva 5 on kuluttajalle se tutuin näkymä: siinä on kuvat ja logot ja laskurivien erittely on kaikista selkeintä. Nyt painike Avaa laskun kuva lataa kysymättä satunnaisesti numeroidun PDF-tiedoston, jossa on sama lasku pdf-tiedostona. Siirry laskuerittelyyn näyttää yksittäiset laskutusrivit. 

Tässä onkin jo tullut esille monta ongelmaa. Terminologia on päällekkäistä joten pitää vain kokeilla, mitä tapahtuu. "Laskun kuva" on väärä termi, kun kyse on pdf-tiedostosta eikä kuvatiedostosta. Ärsyttää, että Nordean pankkiohjelmasta kaikki pdf-tiedostot latautuvat vakionimellä (joko retrieve tai download), mikä tekee niiden arkistoinnin omalle koneelle hankalaksi.

Miksei tiedostonimissä voisi lukea laskuttavan yrityksen nimi ja laskun numero tai päivämäärä? Miksei näissä ole mitään yhdenmukaisuutta eri laskuttajien ja eri pankkien välillä? 

Nordean palvelussa on vielä erikseen toiminnot laskuille, jotka ovat saapuneet ja odottavat hyväksyntää, sekä niille, jotka odottavat automaattista maksupäivää. Jos saapuneen e-laskun hyväksyy ja vaihtaa eräpäivän aiemmaksi, se näkyy silti avoimena eräpäivään asti. Ei kovin selkeää tämäkään.

Laskun näköisversio on pakkoratkaisu, josta yritykset haluaisivat eroon. Siksi jokainen laskuttaja on toteuttanut sen eri tavalla, tai jättänyt toteuttamatta kokonaan. Kaikki tiedot liikkuvat laskuttajalta pankkiin XML-versiona, jonka pankin oma palvelu sitten muuntaa selaimessa tai mobiilisovelluksessa näkyviksi kentiksi valitsemallaan tavalla.

Näköisversio on kuluttajalle kaikkein selkein. Jos kansiossa on kymmeniä laskuja, niiden hahmottaminen on paljon helpompaa näköisversioina kuin pankin vakiomuotoisina pdf-tiedostoina (kuva 2) -- varsinkin, jos laskuttaja ei selviä edes tiedostonimestä.

Pankit voisivat ladata näköisversiot asiakkaan puolesta automaattisesti itselleen ja tarjota ne kertalatauksena asiakkaan omalle levylle. Ehkä tällaista palvelua ei nähdä enää kehittämisen arvoisena, sillä useimmille riittää vain saapuneen laskun hyväksyminen. Senkin saa automaattiseksi, kunhan summa jää alle etukäteen asetetun maksimirajan.

Suurin osa asiakkaista unohtaa hoidetut laskut nopeasti. Pankit säilyttävät niitä kaiketi kaksi vuotta, kunhan pankin asiakkuus jatkuu. Omassa Nordean Hallinnoi e-laskuja > Arkisto vanhin lasku on marraskuulta 2024, eli säilytysaika on ollut vain puolitoista vuotta. Yllättäen vanhoissa laskuissa on linkki sekä verkkopankin omaan muotoon että alkuperäiseen näköiskopioon, joka edelleen toimii. Ilmeisesti laskuttajat säilyttävät pdf-versioitaan ainakin yhtä pitkään kuin pankit.

Jos laskuissa tulee epäselvyyksiä tai pitää selvitellä asioita esimerkiksi perunkirjoitusta varten, omasta laskujen pdf-arkistosta on paljon hyötyä. Sieltä voi myös seurata, miten palveluiden hinnat ovat vuosien varrella muuttuneet.

Vaikka levytila ja arkistointi on nykyään liki ilmaista, historiattomuus ja vanha data tuntuu olevan monille tarpeetonta. Hetkessä eläminen voi kuitenkin kostautua.

Digiongelmia PDF-tiedostojen ja e-laskujen kanssa

Moni suhtautuu nihkeästi palveluiden siirtymiseen verkkoon. Aina kyse ei ole muutosvastarinnasta vaan siitä, että käytössä tulee yllättäviä ongelmia, joihin ei saa mistään apua. Otan yksinkertaisen esimerkin, johon olen törmännyt itse: e-laskut.

Yritykset suosivat e-laskuja, koska niiden lähettäminen on edullista paperikirjeisiin verrattuna. Toisaalta asiakkaan on helpompi pitää kirjaa paperilaskuista, nähdä niiden erittelyt ja merkitä kynällä paperiin, milloin lasku on maksettu. Sitten vain laskut mappiin, ihan vanhanaikaiseen tyyliin.

Moderni tapa on ottaa vastaan kaikki e-laskuina pankkiin ja asettaa niille automaattinen hyväksyntä tiettyyn rajaan asti. Tai sitten laskut voi käydä hyväksymässä yksitellen, kun ne saapuvat. Valitettavasti jokaisella pankilla e-laskujen hallinta tapahtuu eri tavalla.

Automaattinen maksatus on mukavaa, mutta entä jos haluan nähdä, mitä maksullisia SMS-palveluita operaattori oli veloittanut, paljonko sähköä oli kulunut tai mikä oli ostettujen tavaroiden ALV-osuus kirjanpitäjää varten? Silloin haluan laskun PDF-version, jotta voin tallentaa sen omalle levylle. Verkkopankissa laskut säilyvät kaksi vuotta, omalla levyllä ikuisesti, eivätkä estä pankkiasiakkuuden vaihtoa.

Osa 1: E-lasku

Nordeassa PDF-laskun katsominen ja hakeminen omalle levylle on tehty hankalasti. Tänään huomasin, että jos katson laskua ensin ja hetken kuluttua yritän avata sen uudelleen tallennusta varten, tuleekin outoja virheilmoituksia:

"Linkki on käytetty tai vanhentunut"

 

"Ei ole enää saatavilla esilläpitopalvelussa."

Mitä nämä oikein tarkoittavat? Ilmeisesti kyse on laskujen välittäjän (ei pankin, ei laskun lähettäjän) järjestelmästä. Asiakas ei tiedä, mikä on "esilläpitopalvelu", eikä tarvitsekaan tietää.

Ilmeisesti kyseessä on jokin bugi tai tietoturvaominaisuus, johon muutama muukin käyttäjä oli törmännyt. Kun syy selviää, päivitän sen tämän sivun loppuun.

Oleellista on kuitenkin se, että tällaiset ilmoitukset hämmentävät kokenuttakin käyttäjää. Pankki vaatii huijatulta asiakkaalta liki täydellistä huolellisuutta ja virheettömyyttä, mutta miten virheetöntä on sen oma toiminta? Pankki tarjoaa asiakkaalle näkyvän palvelun ja joutuu siten vastaamaan myös ketjussa aiemmin olevista toimijoista.

Osa 2: Chrome

Nordean yrityspankissa tulee virheilmoitus, kun kirjoitettua e-laskua yrittää tallentaa PDF-tiedostona omalle levylle. Tämä liittyy ilmeisesti Chromeen ja on ollut näin jo muutaman vuoden ajan. Jokin yhteensopimattomuus ilmeisesti? Sama virhe on tullut joistain muistakin sivuista, joten tämä ei ole Nordean yksinoikeus.

Virhe on onneksi helppo kiertää tulostamalla sivulla näkyvä lasku PDF-tiedostoksi. Silti ärsyttävä yksityiskohta, jonka korjaantumista olen pitkään odotellut.

Osa 3: Windows

Okei, sitten kun lasku on saatu PDF-tiedostona levylle, kaikki on hyvin? No ei, sillä viime lokakuun päivityksen (2025-10 KB5066835) jälkeen Windows alkoi estää kaikkien netistä ladattujen PDF-tiedostojen näyttämisen esikatseluikkunassa. Tuloksena on vain virheilmoitus "Tiedostot, joita yrität esikatsella, voi olla tietokoneelle haitallinen. Jos luotat tiedostoon ja lähteeseen, josta sen sait, avaa tiedosto ja tarkastele sen sisältöä."

Esikatselun virheilmoitus.

Kun PDF-tiedostoja on paljon, esikatselun estäminen on ärsyttävää. Ilmeisesti kyse on taas tietoturvasta. PDF esikatselussa ei ole vaarallinen, mutta esimerkiksi tallennetut html-sivut voivat olla. 

Eston voi poistaa tiedostokohtaisesti sen ominaisuuksista ("Suojaus: Tämä tiedosto on peräisin toisesta tietokoneesta, ja se on estetty tietokoneen suojaamiseksi", rastita kohta Salli).

Jos tiedostoja on paljon, suojauksen poisto käy helpommin käynnistämällä PowerShell-komentotulkki järjestelmänvalvojan oikeuksilla (Start-valikosta Pääte ja sitten Suorita järjestelmänvalvojana). Sitten annetaan esimerkiksi komento

Unblock-File -Path "C:\Users\<tunnus>\Downloads\*.pdf"

missä <tunnus> on käyttäjätunnus (kotikansion nimi). Esimerkki poistaa turhan suojauksen kaikilta latauskansion PDF-tiedostoilta. 

Jotta uudet ladattavat PDF:t eivät saisi suojausta, pitää puukottaa järjestelmärekisteriä:

Tietokone\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\

Tämän alle avain Attachments ja sen alle DWORD-arvo SaveZoneInformation yksi. 

Netistä ladatun tiedoston turhan suojauksen poisto.

Monet muutkin ovat tuskailleet tämän muutoksen kanssa. Lisätietoja aiheesta on Microsoftin sivulla https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/5585704/windows-preview-pane-stopped-working-with-10-15-20. 

Lisäksi on vielä tapaus, jossa tiedostot sijaitsevat jaetulla verkkolevyllä. Sen suojaus saadaan poistettua kirjoittamalla Win+R -komennon perään (tai komentoikkunassa Start) inetcpl.cpl, joka käynnistää vanhan verkkotasojen hallintapaneelin.

Jaettu verkkolevy lisätään Paikallinen intranet-ikkunaan joko sisäverkon IP-osoitteen perusteella tai rastittamalla ylin rivi "Havaitse intraneverkot automaattisesti". Turvallisiksi katsotut web-sivut voi myös listata Luotetut sivustot -kohdassa, jolloin niistä ladatut tiedostot eivät saa suojausmerkintää.

Verkkolevyn määrittäminen turvalliseksi.

Isommassa yrityksessä tietohallinto tekee tällaiset asetukset keskitetysti, mutta pk-yrityksen tai kotikäyttäjän tapauksessa työt jäävät itselle.

Yksinkertaiselta vaikuttanut asia "lataanpa e-laskut PDF-tiedostoiksi omalle koneelle" onkin lopulta yllättävän hankala, koska osapuolia on monta ja kaikki liikkuu ajassa. Tähän liittyen katso seuraava kirjoitus E-laskujen ihmeellisyydet.