E-laskujen ihmeellisyydet

Siirtyminen paperilaskuista sähköiseen laskutukseen oli iso askel yrityksille joskus 2010-luvulla. Laskun tiedot viitteineen menevät suoraan taloushallinnon järjestelmästä toiseen, mikä nopeuttaa suuresti työtä. Nyt 2020-luvulla myös kuluttajat ovat tulleet e-laskujen piiriin. Siitä herää ainakin itselleni kysymyksiä.

Ensin muutama sana e-laskuista. Suomessa käytetään Finvoice-standardia, jossa yrityksen OVT-osoite alkaa numeroilla 0037 ja sen jälkeen tulee numerosarjana Y-tunnus.

Syystä, jota itse en tiedä, tarvitaan erikseen e-laskujen välittäjäyritys, jonka senkin numerosarja alkaa 0037 ja menee helposti sekaisin OVT-osoitteen kanssa. Miksei e-lasku voisi mennä suoraan lähettäjältä vastaanottavan yrityksen pankkiin, siis tyyliin Ytunnus@pankki.fi? Tai edes Ytunnus@valittaja.fi, jos välittäjä halutaan säilyttää.

Jos joutuu lähettämään e-laskuja, vastaanottajan OVT-osoite kannattaa tarkistaa sivulta www.verkkolaskuosoite.fi. Se näyttää Y-tunnuksen ja välittäjäyrityksen tiedot. Hakua voi kokeilla ihan huvikseen, sillä se löytää kohteen ällistyttävän nopeasti, vaikka muistissa on 374 930 organisaatiota.

Äskeisen hämmennyksen herättämänä lähdin selvittelemään kuluttajien e-laskutusta hieman syvemmältä, koska en ole nähnyt asiaa avattuna missään.  

Varsinaisen laskun tiedot välitetään koneluettavassa XML-muodossa. Verkkopankki voi sitten näyttää tiedot miten haluaa, ja jokainen haluaa tehdä sen eri tavalla. Itse olen käyttänyt lähinnä Nordeaa, eikä sen käyttöliittymä ole selkein mahdollinen. 

Linkki Katso lasku näyttää laskun tiedot vakiomuodossa. 

Elisan lasku Nordean verkkopankissa avattuna.

Samat tiedot saa selkeämmässä muodossa Tulostettava versio -painikkeella. Se sopii paremmin paperille tulostettavaksi, jos haluaa omaan arkistoon paperikopion. Näytölle ilmestyy pdf-tiedosto nimellä retrieve.pdf, jonka voi ladata omalle koneelle selaimen latauspainikkeesta tai tulostaa selaimen tulostuspainikkeesta. 

Sitten on vielä painke Lataa, jonka edessä on XML. Se avaa laskun alkuperäisessä konekielisessä XML-muodossa. PDF lataa laskun pdf-versiona, eli tekee saman kuin edellä, mutta nyt tiedostonimenä on download.pdf. 

Lasku konekielisessä XML-muodossa.

Finvoicen XML-tageista näkee, ettei tekniikkaa ole tarkoitettu kuluttaja-asiakkaille, sillä vastaanottaja on merkitty organisaatioksi:

<BuyerPartyDetails>

<BuyerOrganisationName>Petteri</BuyerOrganisationName>

<BuyerOrganisationName>Järvinen</BuyerOrganisationName>

Näiden lisäksi Nordean ohjelmassa on Näytä laskuttajan erittely -linkki, joka esimerkkilaskun tapauksessa avaa laskun näköiskopion Stralfors.fi-palvelusta (ilmeisesti osa PostNordia). 

Elisan laskun havainnollisin versio on näköiskopio.

Kaikissa versioissa on samat tiedot, mutta tämä on kuluttajalle se tutuin näkymä: siinä on kuvat ja logot ja laskurivien erittely on kaikista selkein. Nyt painike Avaa laskun kuva lataa kysymättä satunnaisesti numeroidun PDF-tiedoston, jossa on sama lasku pdf-tiedostona. Siirry laskuerittelyyn näyttää yksittäiset laskutusrivit. 

Tässä onkin jo tullut esille monta ongelmaa. Terminologia on päällekkäistä eikä avaudu kokeilematta, mitä tapahtuu. "Laskun kuva" on väärä termi, kun kyse on pdf-tiedostosta eikä kuvatiedostosta. Ärsyttää, että Nordean pankkiohjelmasta kaikki pdf-tiedostot latautuvat vakionimellä (joko retrieve tai download), mikä tekee niiden arkistoinnin omalle koneelle hankalaksi.

Miksei tiedostonimissä voisi lukea laskuttavan yrityksen nimi ja laskun numero tai päivämäärä? Miksei näissä ole mitään yhdenmukaisuutta eri laskuttajien ja eri pankkien välillä? Sitten on vielä erikseen toiminnot laskuille, jotka ovat saapuneet ja odottavat hyväksyntää, sekä ne, jotka odottavat automaattista maksupäivää. Jos saapuneen e-laskun hyväksyy ja vaihtaa eräpäivän aiemmaksi, se näkyy silti avoimena eräpäivään asti. Ei kovin selkeää tämäkään.

Laskun näköisversio on pakkoratkaisu, josta yritykset haluaisivat eroon. Siksi jokainen laskuttaja on toteuttanut sen eri tavalla, tai jättänyt toteuttamatta kokonaan. Kaikki tieto on XML-versiossa, jonka pankin oma palvelu kääntää selaimessa tai mobiilisovelluksessa näkyviksi kentiksi omalla tavallaan.

Näköisversio on kuluttajalle kaikkein selkein. Jos kansiossa on kymmeniä laskuja, niiden hahmottaminen on paljon helpompaa näköisversioina kuin pankin vakiomuotoisina pdf-tiedostoina -- varsinkin, jos laskuttaja ei selviä edes tiedostonimestä.

Pankit voisivat ladata näköisversiot asiakkaan puolesta automaattisesti itselleen ja tarjota ne kertalatauksena asiakkaan omalle levylle. Ehkä tällaista palvelua ei nähdä enää kehittämisen arvoisena, kun useimmille riittää vain saapuneen laskun hyväksyminen. Senkin saa automaattiseksi, kunhan summa jää alle etukäteen asetetun maksimirajan.

Suurin osa asiakkaista unohtaa hoidetut laskut nopeasti. Pankit säilyttävät niitä kaiketi kaksi vuotta, kunhan pankin asiakkuus jatkuu. Mutta jos laskuissa tulee epäselvyyksiä tai pitää selvitellä asioita esimerkiksi perunkirjoitusta varten, omasta laskujen pdf-arkistosta on paljon hyötyä. Sieltä voi myös seurata, miten palveluiden hinnat ovat vuosien varrella muuttuneet.

Vaikka levytila ja arkistointi on nykyään liki ilmaista, historiattomuus ja vanha data tuntuu olevan monille tarpeetonta. Hetkessä eläminen voi kuitenkin kostautua.