tiistai 23. huhtikuuta 2013

Excel on mainio ohjelma, Powerpoint ei

Excel-taulukkolaskenta on saanut kritiikkiä sen jälkeen kun paljastui, että kaksi tunnettua taloustieteilijää oli saanut mallistaan vääriä tuloksia. Taloussanomat kirjoitti Argh, mistä näitä Excel-virheitä tulee ja Talouselämä Peräti 88 % Excel-taulukoista sisältää virheitä.

Rohkenen olla eri mieltä. Excel on Microsoftin Office-sovelluksista paras. Ohjelma on pohjimmiltaan hyvin selkeä ja yleensä sen käyttäjät ovat alansa ammattilaisia. Maallikko voi tehdä henkilökohtaisen budjetin tai kalkuloida asuntolainansa vaihtoehtoja, mutta niissä ei juuri voi mokata. Valtaosa Excelin käyttäjistä on talousalan ammattilaisia, jotka tuntevat ohjelman metkut.

Exceliä on kehuttu parhaaksi ohjelmaksi ja ylistetty sovellusten MacGyveriksi, mikä onkin osuva vertaus.

Excelin ongelma on siinä, että laskentataulukon käsitteet periytyvät 1970-luvun Visicalcista, eivätkä enää vastaa tämän päivän tarpeita. Kaavat ja soluviittaukset ovat tarpeettoman hankalia. Lisäksi mallit laajenevat yleensä aiottua suuremmiksi, jolloin rivien ja sarakkaiden lisääminen johtaa virheisiin.

Excelissä on työkaluja viittausten jäljittämiseksi ja se varoittaa oma-aloitteisesti epäloogisuuksista, mutta käyttäjät eivät joko viitsi käyttää toimintoja tai välitä varoituksista. Ellei käyttäjä itse ole huolellinen, mikään ohjelma ei voi olla sitä hänen puolestaan.

Silti uskon, että jos Office-käyttäjien kesken järjestettäisiin kysely, juuri Excel saisi parhaat pisteet. Seuraavana olisi ehkä Word ja ehdottomana hännänhuippuna Powerpoint.

Powerpoint on epäsuosituin, koska tavallinen toimistotyöläinen tarvitsee sitä vain satunnaisesti. Harva tarvitsee ohjelmaa niin usein, että olisi käynyt siitä kurssia tai perehtynyt omin päin ohjelman saloihin. Yleensä Powerpoint otetaan esiin vasta, kun esityksen deadline painaa jo niskassa, ja silloin Powerpoint tuntuu kehnolta.

Vaikka itse käytän Powerpointia lähes päivittäin, olen samaa mieltä. Powerpointissa on kummallisuuksia, joita en 20 vuoden käytön jälkeenkään ole oppinut ymmärtämään. Miksei teksti esimerkiksi osaa kiertää kuvaa automaattisesti? Miksi ohjelma tiivistää rivinvälitystä automaattisesti niin, että tekstit menevät lähes päällekkäin? Miten määräytyy uuden viivan, laatikon tai muun elementin väri? Miksi diaan lisätty teksti leviää koko näytölle eikä rivity automaattisesti? Miten sivupohjat lopulta toimivat? Ja niin edelleen.

Harva meistä omaa graafista silmää, ja silti Powerpoint yrittää tehdä meistä graafikoita. Ei ole yksin ohjelman vika, että Powerpoint-esityksistä tulee huonompia kuin Excelin laskentamalleista. Mokaamista helpottaa sekin, että fontit sekoilevat siirrettäessä esitystä koneesta toiseen. Higgsin bosonin tiedotustilaisuudessa Comic Sans -fontti herätti suoranaista pahennusta. Onko vain sattumaa, että juuri Sveitsissä on perustettu Powerpointin kieltämiseen pyrkivä puolue: Anti-Powerpoint Party?

Onneksi Powerpointilla ei voi Excelin tavoin tehdä miljoonien laskuvirheitä. Tai voi, mutta niitä ei kukaan huomaa, sillä Powerpointin koko idea on yleisön manipulointi ja harhauttaminen.

Siksihän niitä presentaatioita pidetään.

PS. Olen nähnyt kaikenlaisia Excel-käyttäjiä. Mieleen jäi erityisesti henkilö, joka luuli yhteenlaskun vaativan aina summafunktiota -- niinpä hän kirjoitti =SUM(A1+A2). Mutta tällaisia mokia sattuu kaikkien sovellusten kanssa, jos joutuu opettelemaan työkalunsa yritys/erehdys-menetelmällä.

17 kommenttia:

Anonyymi kirjoitti...

"Excelin ongelma on siinä, että laskentataulukon käsitteet periytyvät 1970-luvun Visicalcista, eivätkä enää vastaa tämän päivän tarpeita. Kaavat ja soluviittaukset ovat tarpeettoman hankalia. Lisäksi mallit laajenevat yleensä aiottua suuremmiksi, jolloin rivien ja sarakkaiden lisääminen johtaa virheisiin."

Voisitko kertoa, minkälaisella viittausmekanismilla Excelin tulisi toimia jotta se vastaisi nykyajan tarpeita?

Anonyymi kirjoitti...

Suurempia datamääriä tai astetta vaikeampaa matematiikka käytettäessä Matlab on selkeästi Exceliä parempi vaihtoehto. Uskomatonta että jotkut käyttävät exceliä vielä nykyäänkin tieteen tekemiseen. Varsinkin macrojen kirjoittaminen Visual Basicillä on erittäin vanhanaikaista.

Matlab mahdollistaa useita erilaisia viittausmekanismejä

Petteri Järvinen kirjoitti...

Dollarimerkit, ="tämä on merkkijono", huutomerkit ym. tekevät kaavojen lukemisesta turhan vaikeaa.

70-luvun Visicalcista periytyvät funktiot ovat oma lukunsa, kuten vaikkapa =IF(looginen operaatio; [jos tosi]; [jos epätosi]) ja etenkin sama sisäkkäisinä IF-lauseina... huh! Historiallisista syistä johtuen funktioissa on myös epäloogisuuksia.

Ja vaihtuvan määrän argumentteja hyväksyvät funktiot ovat itsessään virheiden kerjäämistä.

Jussi kirjoitti...

Exceliä käyttävät käyttäjät,jotka eivät ymmärrä ohjelmoinnista mitään. Excelillä laaditaan ohjelma graafisesti mutta ohjelmointia se silti on.
http://jpoli.blogspot.fi/2013/04/excel-ja-talouspolitiikka.html

BizDev kirjoitti...

PowerPointin tekijöillä ei myöskään lie ollut kovin monipuolista kielitaitoa, kun koko esityksen kielen vaihtaminen on suuren tuskan takana.

Anonyymi kirjoitti...

Se on MacGyver, ei McGyver.

Anonyymi kirjoitti...

Komppaan itsekin Matlabia. Oma natiivi kieli ja lisäksi ymmärtää lukuisia ohjelmointikieliä. Mitä olet Petteri tästä mieltä?

Petteri Järvinen kirjoitti...

MacGyver korjattu, kiitos huomautuksesta. 80-luvusta on kulunut jo aikaa.

Zepa kirjoitti...

En ikinä tajua, miksi kautta toimistomaailman Exceliä käytetään tekstinkäsittelyohjelmana. Olen yrittänyt kertoa kaikille, että ne sarakkeet ja rivit löytyy kyllä Wordistäkin eikä Word ymmärrä väärin tekstissä käytettyjä numeroita... turhaan. Kukaan ei suostu tajuamaan.

jeejee kirjoitti...

Iso osa Excelin toimistokäyttöä on ihan jotain muuta kuin varsinaista taulukkolaskentaa.

Itse pyörittelen työkseni kaikenlaisia kampanjoita, ja Excel- formaatti tuntuu olevan yhteinen tietoformaatti kaikenlaisten järjestelmien välillä.

Jouni Laurila kirjoitti...

Excellin laskuvirheet olivat tiedossa jo 90-luvulla. Väitöskirjaa tehdessä sanottiin ettei Excelliä saa käyttää.
Ajasta on 20 vuotta, joten olisi ollut aika korjata laskuvirheet.
Miksi Microsoft suhtautuu tällä tavalla ohjelmiinsa?

Tepox kirjoitti...

Käsittääkseni excel laski oikein mutta käyttäjä oli tehnyt väärät viittaukset. Mikään ohjelma ei laske oikein jos käyttä tekee ohjelmointivirheen.

Anonyymi kirjoitti...

nm. Jouni Laurila taitaa muistella tätä:

http://fi.wikipedia.org/wiki/Intel_Pentium#Pentium-bugi

Millä tahansa työkalulla saa aikaan vääriä tuloksia jos sitä käyttää väärin tai huolimattomasti.

Tietokoneohjelmat eivät edelleenkään osaa lukea käyttäjiensä ajatuksia.

Jouni Laurila kirjoitti...

Ei.

Silloin siellä oli niin paljon laskuvirheitä, ettei sitä saanut käyttää julkaistavissa tutkimuksissa analysointiin.
Piti käyttää esim SPSS.

petrip kirjoitti...

Excelin tapaisten härpäkkeiden kolme suurinta ongelmaa:
- Niillä tehdään aivan liian suuria laskentamalleja. Koska kaavat=ohjelma on piilossa ja hankalassa formaatissa mallien tarkastelu on hankalaa ja bugeja enemmän kuin oikeassa ohjelmassa
- Malleja tekevät ihmiset joidenka analyyttinen osaaminen ei todellakaan riitä siihen mitä tehdään.
- Tää on paha: exceliä käytetään mihin tahansa kunse "osataan". Esimerkiksi tiedon tallentamiseen se on täysin soveltumaton mutta lienee yleisin käyttökohde. Vähänkään isomman rekisterin hallinta excelillä on tuskaa. Mutta kun se saman firman access on niin vaikea.....

Anonyymi kirjoitti...

"Suurempia datamääriä tai astetta vaikeampaa matematiikka käytettäessä Matlab on selkeästi Exceliä parempi vaihtoehto."

Matlab on tietenkin ihan eri järeysluokan laskukone kuin Excel, mutta sen käyttölogiikka on tyystin erilainen: se on asioita järjestyksessä suorittava komentotulkki/ohjelmointikieli, kun Excelissä kaikki laskelmat ja niiden jokaikinen vaihe ovat avoimina tarkasteltavissa. Kumpi on parempi lähestymistapa riippuu suuresti sovelluksesta.

Jos käsiteltävää dataa on oikeasti paljon ja valmistakin pitäisi tulla äärellisessä ajassa, niin mikään ei tietenkään voita Fortrania tai C:tä...

Matlabin suurin heikkous on tyrmäävä hinnoittelu, ellei satu olemaan asemassa, jossa saa opiskelija/yliopistopaketin pilkkahintaan: Matlab maksaa 2000€ ja laajennukset päälle >1000€/kpl, +alv. Scilab ja Octave ovat ihan päteviä ilmaisia vaihtoehtoja Matlabille.

Anonyymi kirjoitti...

Ehkä eniten virheille Excelissä altistaa se, että lausekkeiden argumentteihin viitataan kryptisillä soluviitteillä, eikä muuttujan symbolisella nimellä kuten "oikeissa" ohjelmointiympäristöissä.

Kun AC47 ei ole määritelty muuttujaksi "Tulot" eikä BC47 muuttujaksi "Menot", lipsahtaa viittaus helposti väärään soluun. Näin varsinkin, kun kaavan kuitenkin kopioi naapurisoluun, ja kerrankos sitä dollarimerkit on vinksallaan.

Toki Excelissä voi määrittää soluille nimen, mutta siihen ei mitenkään kannusteta. Luotettavuus paranisi varmasti, jos soluviittauksille olisi aina pakko antaa nimi.

Website Security Test