Ikä painaa Exceliä, mutta käyttäjät tykkäävät

Jokin aika sitten luin, että Microsoftin toimistosovelluksista Excel on kaikkein pidetyin. Selitys on yksinkertainen: sitä käyttävät lähinnä ammattilaiset. Tai no, käyttävät kyllä muutkin, mutta peruskäyttö on suhteellisen helppoa eivätkä vaikeimmat ominaisuudet tule tielle kuten Wordissä tai Powerpointissa.

Olen käyttänyt Exceliä noin vuodesta 1988 lähtien, jolloin se tuli Windowsille (alun perin kyse oli Mac-ohjelmasta). Olen vain hämärästi tietoinen kaikista sen hienouksista, mutta viime aikoina olen joutunut tutustumaan sen moninaisiin toimintoihin. Tässä työssä ChatGPT on ollut suureksi avuksi. Se neuvoo kädestä pitäen esimerkiksi VBA-ohjelmointiin ja tarjoaa valmiita kaavoja monimutkaisiin tehtäviin (ei tosin aina virheittä, mutta siitä lisää myöhemmin).

Jokaisen Excel-käyttäjän kannattaisi käydä verestämässä taitojaan koulutuksessa, jossa viimeisen 10 vuoden aikana tulleita ominaisuuksia opetettaisiin. 

Excel on mahtava työkalu vaikka millaisen aineiston käsittelyyn, mutta ikä näkyy. Erityisesti ärsyttää, miksi funktionimet piti aikoinaan mennä kääntämään suomeksi. Edes ChatGPT ei osaa neuvoa niitä, vaan arpoo hieman saman nimisiä funktioita, jotka eivät tietenkään toimi. Olenkin siirtynyt työkoneessa englanninkielisen Excel-version käyttöön, vaikka muut Office-sovellukset ovat suomeksi. 

Grafiikan suhteen mikään ei tunnu auttavan. Vaikka kuinka monta pylväs- ja viivagraafia olen piirtänyt, mutta aina akselit ja otsikot menevät väärin. 

Miksi Excel on näin tyhmä?

Yläkuvassa on kuukausien numerot ja kpl-määrät. Ei tarvita tekoälyä päättelemään, että kun sarakkeella on kaksi otsikkoa, ensimmäinen numerosarake ei ole "sarja" vaan... niin, mikä? Terminologia on yhtä hankala suomeksi ja englanniksi. Luulisi, että yllä olevan virheen korjaaminen on helppoa, mutta tämä ikkuna ei kyllä tee asiaa helpoksi:

Mikä ihme on "Selitteen osat (sarjat)"?

Kaavoissa $ absoluuttisena merkintänä näyttää sekavalta, mutta ehkä siihen ei ole parempaa vaihtoehtoa? Kaikki käyttäjät eivät tunne edes F4:n toimintaa. Kaavoja kirjoittaessa nuolinäppäinten käyttö saa yhä vieläkin itsellä kaiken sekoamaan, onko vika vain itsessäni? 

Funktioita on tullut koko ajan lisää, jolloin niiden nimeämislogiikka on hämärtynyt. IF-lauseet ovat alkeellisia ohjelmointiin tottuneille. IF (ehto; tosi; epätosi) muuttuu painajaiseksi, kun sisäkkäisiä ehtoja on useampia. Miksi ei voisi olla IF (A1>B1 OR C2>D2) jne?

Jotain yksinkertaisiakin tehtäviä on mahdoton suorittaa helposti. Esimerkiksi: jos A-sarakkeessa on päivämääriä, miten poimia niistä halutulle vuodelle osuvien kappalemäärä ilman apusaraketta ja niin, että haluttu vuosi voidaan lukea toisesta solusta? COUNTIF ei tässä riitä. Temppu kyllä onnistuu, mutta vaatii kikkailua, koska COUNTIF-funktion ehtona ei voi olla funkiota (tässä YEAR). Pitäisi olla tapa viitata kaavassa soluun itseensä (tyyliin COUNTIF(YEAR (tämä solu)=B1). 

Sellainenkin toiminto näyttää puuttuvan, joka synkronoisi välilehdet toisiinsa ts. kun vierittää laskenta-arkkia ja vaihtaa lehteä, se avautuisi samalta kohtaa kuin edellinen lehti.

Yksi kiustallinen harmi syntyy rivi- ja sarakeotsikoista. Miksi ne eivät voisi olla laskenta-arkin "ulkopuolella", niin että data alkaisi aina solusta A1 pysty- ja vaakasuuntaan?

En ihmettelisi, vaikka osa kokemistani puutteista olisi vain puuttuvan koulutuksen tulosta. Ehkä näihin on näppäriä ratkaisuja, mutta itse en ole löytänyt.

Omien funktioiden määrittely on näppärä ominaisuus, mutta voisi olla ihan itsenäinen toiminto VBA:n sijaan. Ja VBA käyttää hämäävästi erilaisia funktionimiä kuin Excel. Esimerkiksi neliöjuuri laskenta-arkissa on SQRT, mutta VBA:ssa SQR.

Itselle on tullut vastaan myös tarve käyttää ennen 1.1.1900 olevia päiväyksiä laskuissa. Se ei suoraan onnistu, koska Excelin ajanlasku alkaa vasta vuodesta 1900. Tätäkin voi kiertää VBA-ohjelmoinnilla.

Excel kaipaisi täydellisen remontin, jossa funktiot ja toiminnot luotaisiin tyhjältä pöydältä. Jokaisen funktion pitäisi toimia sekä yksittäiseen soluun että laajempaan alueeseen kerralla (YEAR-esimerkki edellä).

Jotain kehitystä on sentään tapahtunut. Uusissa Excel-versioissa soluihin voi upottaa Python-ohjelmia. Ennen pitkää tulee mahdolliseksi upottaa myös tekoälykomentoja ja tehtäviä. Google Docsissa tekoälyominaisuus on jo. 

Toisaalta uudet laajennukset vain rapauttavat entisestään 40 vuotta vanhaa Excelin pohjaa. Rakentamalla uutta vanhan päälle ei tule hyvää, pitäisi uusia myös perustukset.

Muokattu 2.6.2025