Excel on mainio ohjelma, Powerpoint ei

Excel-taulukkolaskenta on saanut kritiikkiä sen jälkeen kun paljastui, että kaksi tunnettua taloustieteilijää oli saanut mallistaan vääriä tuloksia. Taloussanomat kirjoitti Argh, mistä näitä Excel-virheitä tulee ja Talouselämä Peräti 88 % Excel-taulukoista sisältää virheitä.

Rohkenen olla eri mieltä. Excel on Microsoftin Office-sovelluksista paras. Ohjelma on pohjimmiltaan hyvin selkeä ja yleensä sen käyttäjät ovat alansa ammattilaisia. Maallikko voi tehdä henkilökohtaisen budjetin tai kalkuloida asuntolainansa vaihtoehtoja, mutta niissä ei juuri voi mokata. Valtaosa Excelin käyttäjistä on talousalan ammattilaisia, jotka tuntevat ohjelman metkut.

Exceliä on kehuttu parhaaksi ohjelmaksi ja ylistetty sovellusten MacGyveriksi, mikä onkin osuva vertaus.

Excelin ongelma on siinä, että laskentataulukon käsitteet periytyvät 1970-luvun Visicalcista, eivätkä enää vastaa tämän päivän tarpeita. Kaavat ja soluviittaukset ovat tarpeettoman hankalia. Lisäksi mallit laajenevat yleensä aiottua suuremmiksi, jolloin rivien ja sarakkaiden lisääminen johtaa virheisiin.

Excelissä on työkaluja viittausten jäljittämiseksi ja se varoittaa oma-aloitteisesti epäloogisuuksista, mutta käyttäjät eivät joko viitsi käyttää toimintoja tai välitä varoituksista. Ellei käyttäjä itse ole huolellinen, mikään ohjelma ei voi olla sitä hänen puolestaan.

Silti uskon, että jos Office-käyttäjien kesken järjestettäisiin kysely, juuri Excel saisi parhaat pisteet. Seuraavana olisi ehkä Word ja ehdottomana hännänhuippuna Powerpoint.

Powerpoint on epäsuosituin, koska tavallinen toimistotyöläinen tarvitsee sitä vain satunnaisesti. Harva tarvitsee ohjelmaa niin usein, että olisi käynyt siitä kurssia tai perehtynyt omin päin ohjelman saloihin. Yleensä Powerpoint otetaan esiin vasta, kun esityksen deadline painaa jo niskassa, ja silloin Powerpoint tuntuu kehnolta.

Vaikka itse käytän Powerpointia lähes päivittäin, olen samaa mieltä. Powerpointissa on kummallisuuksia, joita en 20 vuoden käytön jälkeenkään ole oppinut ymmärtämään. Miksei teksti esimerkiksi osaa kiertää kuvaa automaattisesti? Miksi ohjelma tiivistää rivinvälitystä automaattisesti niin, että tekstit menevät lähes päällekkäin? Miten määräytyy uuden viivan, laatikon tai muun elementin väri? Miksi diaan lisätty teksti leviää koko näytölle eikä rivity automaattisesti? Miten sivupohjat lopulta toimivat? Ja niin edelleen.

Harva meistä omaa graafista silmää, ja silti Powerpoint yrittää tehdä meistä graafikoita. Ei ole yksin ohjelman vika, että Powerpoint-esityksistä tulee huonompia kuin Excelin laskentamalleista. Mokaamista helpottaa sekin, että fontit sekoilevat siirrettäessä esitystä koneesta toiseen. Higgsin bosonin tiedotustilaisuudessa Comic Sans -fontti herätti suoranaista pahennusta. Onko vain sattumaa, että juuri Sveitsissä on perustettu Powerpointin kieltämiseen pyrkivä puolue: Anti-Powerpoint Party?

Onneksi Powerpointilla ei voi Excelin tavoin tehdä miljoonien laskuvirheitä. Tai voi, mutta niitä ei kukaan huomaa, sillä Powerpointin koko idea on yleisön manipulointi ja harhauttaminen.

Siksihän niitä presentaatioita pidetään.

PS. Olen nähnyt kaikenlaisia Excel-käyttäjiä. Mieleen jäi erityisesti henkilö, joka luuli yhteenlaskun vaativan aina summafunktiota -- niinpä hän kirjoitti =SUM(A1+A2). Mutta tällaisia mokia sattuu kaikkien sovellusten kanssa, jos joutuu opettelemaan työkalunsa yritys/erehdys-menetelmällä.